Les secrets de la productivité : 10 conseils qu’il faut absolument savoir

Importance de la productivité dans le monde d'aujourd'hui

 

Dans le monde moderne où tout va à une vitesse effrénée, la productivité est essentielle pour réussir. Que vous soyez un employé, un entrepreneur ou un étudiant, augmenter votre productivité vous permettra d'accomplir davantage et de réaliser vos objectifs plus rapidement.

La productivité ne consiste pas simplement à accomplir plus de tâches, mais à les accomplir de manière efficace et efficiente. Cela vous permettra de libérer du temps pour vous consacrer à des activités plus importantes ou à prendre du temps pour vous-même. En comprenant l'importance de la productivité dans votre vie, vous serez en mesure de mettre en place les stratégies nécessaires pour optimiser votre temps et vos efforts.

Il est souvent surprenant de réaliser combien de temps nous perdons chaque jour sans même nous en rendre compte. Prenons l'exemple du téléphone, un objet qui fait désormais partie intégrante du quotidien de la plupart des gens. Si l'on estime que l'on passe deux heures par jour sur son smartphone, cela peut sembler peu lorsqu'on le considère individuellement. Cependant, si l'on examine cette durée sur une année, cela devient colossal.

Faisons le calcul ensemble :

• Deux heures par jour équivalent à 2/24 heures, soit 8,33 % d'une journée.
• Sur une année, cela représente 8,33 % multiplié par 365 jours, ce qui donne 30,4 jours !

Nous réalisons ainsi que nous perdons l'équivalent de 30 jours par an. Prendre conscience de ces chiffres nous permet de comprendre à quel point nous pouvons facilement perdre du temps précieux, qui aurait pu être consacré à la productivité ou à d'autres avancées, que ce soit sur le plan professionnel ou personnel.

Il est important de souligner que nous faisons référence ici à l'utilisation du téléphone, qui est souvent liée à des pertes de temps significatives.

 

Comprendre le concept de "travailler plus intelligemment, pas plus fort"

 

Il est courant de penser que travailler plus dur est la clé de la productivité, mais nous allons voir que ce n’est pas le cas pour autant.

En effet, ce qu’il faut faire, c’est travailler plus intelligemment. Il vous faut tout simplement utiliser vos ressources de manière efficace pour obtenir les meilleurs résultats possibles. Cela signifie identifier les tâches qui ont le plus d'impact et les accomplir en premier, plutôt que de se laisser submerger par de nombreuses tâches moins importantes. Ainsi, travailler plus intelligemment vous permettra de maximiser votre productivité sans vous épuiser.

Toutefois, cela implique, au préalable de planifier et d'organiser vos tâches de manière stratégique, de déléguer lorsque c'est possible et d'utiliser votre temps de manière judicieuse.

Venons en maintenant à des explications plus concrètes.

Lorsqu'il s'agit de travailler de manière plus intelligente, il existe une astuce précieuse à prendre en compte. Cette astuce consiste à identifier les moments de la journée où vous êtes le plus énergique et à consacrer ces périodes aux tâches les plus complexes.

Par exemple, si vous constatez que votre énergie est au maximum entre 8h et 10h du matin, il serait plus judicieux de réserver ces heures pour les tâches les plus exigeantes et qui demandent beaucoup d'efforts. En revanche, pour des activités telles que la gestion des e-mails, il serait préférable de les effectuer en début d'après-midi.

En adaptant votre emploi du temps en fonction de votre niveau d'énergie, vous optimisez votre productivité en tirant parti de vos moments de pic de performance. Cela vous permet d'aborder les tâches les plus complexes avec concentration et efficacité, tout en gardant des créneaux plus propices aux activités moins exigeantes.

 

Identifier et éliminer les activités qui font perdre du temps

 

L'une des clés pour augmenter votre productivité est d'identifier les activités qui vous font perdre du temps et de les éliminer autant que possible.

Ceci peut inclure des distractions, comme passer trop de temps sur les réseaux sociaux, regarder des vidéos en ligne ou répondre à des e-mails non importants. Il peut également s'agir de tâches non essentielles ou de réunions qui n'apportent pas une réelle valeur ajoutée à votre travail.

Nous avons déjà illustré l’exemple d’une mauvaise utilisation des téléphones qui font perdre énormément de temps.

Vous allez comprendre que le fonctionnement est le même pour toute autre activité.

Prenons désormais le cas des réunions qui sont souvent très utilisées en entreprise. On retrouve également trop souvent une perte de temps considérable.

En effet, les réunions peuvent devenir des espaces où les participants s'écartent de l'objectif principal, où les discussions s'éternisent et où les décisions tardent à être prises.

On retrouve fréquemment ce type d’erreurs commises en matière de réunions en entreprise :

• Absence d'objectifs clairs : Trop souvent, les réunions sont organisées sans un objectif clair et précis. Sans un objectif défini, il devient difficile de maintenir le cap et d'obtenir des résultats concrets. Il est important de déterminer à l'avance ce que vous souhaitez accomplir lors de la réunion et de communiquer ces objectifs aux participants.
• Liste de participants inappropriée : Une autre erreur courante est d'inviter trop de personnes à une réunion. Plus il y a de participants, plus les discussions peuvent s'éparpiller et plus il devient difficile de prendre des décisions. Il est essentiel d'identifier les personnes clés qui ont une contribution significative à apporter et de limiter le nombre de participants à ces personnes.
• Manque de préparation : Lorsque les participants ne sont pas préparés à la réunion, cela entraîne souvent des discussions inefficaces et des retards. Chaque participant devrait recevoir l'ordre du jour à l'avance et avoir le temps de se familiariser avec les sujets à aborder. De plus, il est important de fournir les documents pertinents à l'avance, afin que tout le monde puisse les examiner avant la réunion.
• Durée excessive : Les réunions qui s'éternisent peuvent rapidement devenir contre-productives. Il est préférable de fixer une durée précise pour chaque réunion et de s'y tenir. Si les discussions dépassent le temps imparti, il est important de recentrer la conversation sur les points essentiels ou de planifier une réunion ultérieure pour aborder les sujets restants.
• Manque de leadership : Une réunion sans un leader clairement identifié peut rapidement dégénérer en chaos. Il est essentiel de désigner une personne chargée de diriger la réunion, de maintenir l'ordre du jour, de gérer le temps et de veiller à ce que les décisions soient prises. Le leader de la réunion doit encourager la participation de tous, tout en maintenant le cap et en s'assurant que les objectifs de la réunion sont atteints.

Il est donc certain qu’en évitant ces erreurs courantes, et en adoptant des bonnes pratiques de gestion des réunions, vous pouvez maximiser l'efficacité de vos réunions en entreprise. Cela permettra de réduire les pertes de temps, d'améliorer la prise de décisions et de favoriser une culture de travail plus productive et collaborative.

Ainsi, prenez le temps de passer en revue vos activités quotidiennes et identifiez celles qui ne contribuent pas à vos objectifs. En éliminant ces activités inutiles, vous créerez plus de temps pour vous concentrer sur les tâches importantes et augmenterez ainsi votre productivité globale.

 

Prioriser les tâches et fixer des objectifs réalistes

 

Pour optimiser votre productivité, il est essentiel de donner la priorité à vos tâches et de fixer des objectifs réalistes. Cette approche vous permet de vous concentrer sur les tâches les plus importantes et de les accomplir en premier. Cela va au-delà de simplement tenir compte de vos moments d'énergie maximale tout au long de la journée (astuce explicitée dans la deuxième partie).

L'utilisation d'outils de gestion des tâches tels que des listes de tâches ou des applications de productivité est une pratique efficace pour organiser vos activités par ordre de priorité. Par exemple, vous pouvez établir un système de classement basé sur un barème de priorité. Chez codaza, nous utilisons un classement de tâches de P1 à P5, où P1 représente la plus haute priorité. Nous nous servons de l’outil Notion.

Nous vous en dirons davantage dans la dixième partie. 😉

Et en plus de cela, il est important de définir des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis) pour vous donner une direction claire et vous motiver à avancer.

Par exemple, l’objectif SMART d'un marathonien qui souhaite accroître ses performances pourrait être : "Augmenter ma vitesse de course de 10% d'ici les six prochains mois en suivant un programme d'entraînement structuré et en participant à au moins deux courses de distance intermédiaire pour évaluer mes progrès.”

Ainsi, lorsque vous disposez de priorités bien définies et d'objectifs clairs, vous êtes en mesure de travailler de manière plus efficace et de réaliser vos tâches de manière productive.

 

 

En intégrant cette approche de gestion des tâches et d'établissement d'objectifs dans votre routine de travail, vous gagnez en clarté et en focus. Vous savez exactement sur quoi vous devez concentrer vos efforts et pouvez ainsi éviter la dispersion et les tâches non essentielles. Vous pouvez évaluer régulièrement vos progrès, apporter des ajustements si nécessaire et rester motivé en constatant les résultats tangibles de votre productivité accrue.

 

Techniques efficaces de gestion du temps

 

La gestion du temps est un élément clé de la productivité. En utilisant des techniques de gestion du temps efficaces, vous pouvez optimiser votre emploi du temps et accomplir plus en moins de temps.

 

La méthode Pomodoro

Une technique populaire pour améliorer la productivité et la concentration est la méthode Pomodoro. Pour la culture, cette méthode tire son nom du mot italien "pomodoro" qui signifie "tomate". Elle a été développée dans les années 1980 par Francesco Cirillo et s'inspire d'une minuterie de cuisine en forme de tomate.

Bref, revenons en au principe :

Le principe de base de la méthode Pomodoro est de diviser le temps de travail en tranches de 25 minutes, appelées "pomodoros", suivies d'une courte pause de 5 minutes. Après avoir complété quatre pomodoros, vous accordez une pause plus longue de 15 à 30 minutes.

Cette technique repose sur le concept de travailler avec intensité et concentration pendant une période définie, puis de se reposer brièvement pour récupérer avant de reprendre le prochain cycle.

Voici comment vous pouvez appliquer la méthode Pomodoro, en détails :

1. Définissez une tâche : Avant de commencer, identifiez la tâche sur laquelle vous allez travailler. Il est essentiel de choisir une tâche spécifique et réalisable pendant la durée d'un pomodoro.
2. Réglez le minuteur : Une fois la tâche choisie, réglez un minuteur sur 25 minutes, symbolisant un pomodoro. Pendant cette période, concentrez-vous uniquement sur la tâche en cours et évitez les distractions externes.
3. Travaillez sans interruption : Pendant les 25 minutes, travaillez avec concentration et engagement total sur la tâche choisie. Évitez de vérifier vos e-mails, de consulter les réseaux sociaux ou de vous laisser distraire par d'autres activités non liées à la tâche en cours.
4. Prenez une pause de 5 minutes : Une fois que le minuteur sonne, accordez-vous une pause de 5 minutes. Profitez de ce court laps de temps pour vous lever, vous étirer, vous hydrater ou vous détendre. L'idée est de donner à votre esprit une pause régénératrice avant de passer au prochain pomodoro.
5. Répétez les cycles : Après la pause de 5 minutes, reprenez le minuteur et effectuez un autre pomodoro de 25 minutes sur la même tâche. Répétez ce cycle de travail intense suivi de courtes pauses autant de fois que nécessaire pour progresser dans votre tâche.
6. Prenez une pause plus longue : Après avoir complété quatre pomodoros (soit 100 minutes de travail), accordez-vous une pause plus longue de 15 à 30 minutes. Cette pause prolongée permet à votre cerveau de se reposer davantage et de récupérer avant de reprendre une nouvelle série de pomodoros.

Ainsi, la méthode Pomodoro permet de maintenir un niveau élevé de concentration en divisant le travail en segments gérables et en intégrant des pauses régulières. En travaillant par intervalles courts, vous évitez également la fatigue mentale excessive et l'épuisement, ce qui peut améliorer votre efficacité et votre productivité globales.

Notez que la durée de 25 minutes pour chaque pomodoro peut être ajustée en fonction de vos préférences et de votre capacité de concentration. Certaines personnes trouvent qu'une durée plus courte ou plus longue fonctionne mieux pour elles.

Chez codaza, nous préférons par exemple pratiquer cette méthode sous la forme de 45 minutes de travail, puis 15 minutes de pause pour une matinée de 4 heures. Cela nous permet d’être hyper concentré et de produire beaucoup, tout en évitant la fatigue mentale d’un travail de 4 heures pleines.

 

La planification par blocs

Une autre technique efficace est la planification par blocs, où vous regroupez des tâches similaires dans des blocs de temps dédiés. Cela vous permet de minimiser les interruptions et de vous concentrer sur une tâche à la fois. Expérimentez différentes techniques de gestion du temps et trouvez celle qui fonctionne le mieux pour vous et votre style de travail.

Si vous souhaitez en savoir plus quant à la pratique de cette méthode, consultez cet article : https://asana.com/fr/resources/what-is-time-blocking.

 

Créer un environnement de travail propice

 

Votre environnement de travail a un impact significatif sur votre productivité.

Créez un espace de travail propre, organisé et débarrassé de tout ce qui pourrait vous distraire.

Éliminez les distractions visuelles et auditives, et assurez-vous d'avoir tout ce dont vous avez besoin à portée de main.

Une lumière naturelle, une bonne chaise et une température confortable peuvent également contribuer à améliorer votre concentration et votre productivité.

Si vous travaillez à domicile, définissez une zone de travail dédiée où vous pourrez vous concentrer sans être dérangé. Et dans le cas où vous ne pouvez pas emparer d’un silence total, vous pouvez toujours trouver en ligne des casques réducteurs de bruit (https://amzn.to/46lTzh3), qui permettent de réellement se plonger dans une atmosphère de travail.

Pour un coût plus faible, vous pouvez toujours opter pour des boules quies (https://www.amazon.fr/boules-quies/s?k=boules+quies).

En créant un environnement de travail propice, vous serez en mesure de vous concentrer plus facilement et d'améliorer votre productivité globale.

 

Le rôle de la discipline personnelle et de la motivation dans la productivité

 

La discipline personnelle et la motivation sont des éléments essentiels pour augmenter votre productivité.

La discipline vous permet de rester concentré sur vos tâches et de résister aux distractions, même lorsque vous n'avez pas envie de travailler.

Pour être discipliné, cultivez des habitudes de travail saines, comme se lever tôt, se fixer des heures de travail dédiées et respecter les délais. La nourriture est également un facteur important à respecter pour éviter les distractions.

La motivation, quant à elle, vous aide à rester engagé et à maintenir votre énergie tout au long de la journée.

Trouvez ce qui vous motive, que ce soit des récompenses, des pauses régulières ou des objectifs à long terme, et utilisez ces incitations pour maintenir votre motivation élevée.

Pour rester motivé, vous devez savoir pourquoi vous faites ce que vous faites, sinon vous aurez probablement du mal.

 

 

En combinant discipline personnelle et motivation, vous serez en mesure de maintenir une productivité élevée sur le long terme.

 

Surveiller et mesurer la productivité

 

Une fois que vous aurez déjà appliqué tous les conseils que nous vous avons fourni dans les premières parties, cela sera déjà bien. Mais sachez que vous pouvez toujours améliorer votre productivité. Pour cela, il est important de surveiller et de mesurer vos progrès.

Utilisez des outils de suivi du temps, des tableaux de bord de productivité ou des applications de suivi des objectifs pour suivre vos activités et évaluer votre performance.

Cela vous permettra de voir où vous passez la majorité de votre temps, d'identifier les domaines où vous pouvez vous améliorer et de prendre des mesures pour optimiser votre productivité.

En suivant vos progrès, vous serez en mesure de voir les résultats de vos efforts et de rester motivé à continuer à augmenter votre productivité.

 

Exploiter la puissance de la technologie et des outils de productivité

 

La technologie offre une multitude d'opportunités pour augmenter votre productivité. Que ce soit grâce à des applications de gestion de tâches, des outils de suivi du temps ou des programmes de gestion de projet, il existe une variété d'options à explorer.

Prenez le temps de découvrir ces outils et de les intégrer dans votre routine quotidienne pour en tirer le meilleur parti, car la technologie est vraiment un levier qu’il faut exploiter pour améliorer sa productivité.

Cela dit, ne vous inquiétez pas, nous avons déjà effectué les recherches pour vous et nous partagerons nos outils de productivité préférés dans la prochaine partie.

 

Découvrez ces 4 outils fondamentaux de productivité

 

Notion

Notion est un outil incroyablement polyvalent qui offre une multitude de fonctionnalités. Avec Notion, vous avez la possibilité d'accomplir une variété de tâches. Vous pouvez pratiquement tout faire au sein de cette plateforme, et donc centraliser toutes vos données.

Rédiger du contenu, créer des tableaux, établir une bibliothèque de ressources, planifier des événements dans un agenda, c’est possible avec Notion.

Et ce n’est pas tout… !

L’équipe de Notion a récemment intégré la gestion de projet au sein de l’application. Désormais, il est possible de faire de la gestion de projet en priorisant des tâches et en créant des dépendances entre chacune d’entre elles.

L'outil vous offre une flexibilité totale, vous permettant d'organiser chaque projet selon vos préférences.

 

 

Une des grandes forces de Notion réside dans sa collection de modèles préexistants. Vous trouverez une gamme de modèles déjà disponibles sur la plateforme, prêts à être dupliqués ou personnalisés en fonction de vos besoins spécifiques. Que vous travailliez seul ou en équipe, Notion peut être utilisé pour de nombreuses applications, au-delà de la simple gestion de projet. Pour apprendre à tirer pleinement parti de ses fonctionnalités, vous pouvez consulter les tutoriels disponibles sur le site officiel de Notion ou sur YouTube. Nous vous recommandons de consulter les vidéos de Shubham Sharma (https://www.youtube.com/@shubham_sharma)

En ce qui concerne les options tarifaires, Notion propose une formule gratuite qui convient à un usage individuel standard. Si vous avez besoin de fonctionnalités avancées et illimitées, vous pouvez toujours pour opter des abonnements mensuels ou annuels à des prix relativement corrects, et ainsi bénéficier de toutes les fonctionnalités collaboratives.

Enfin, si vous recherchez une solution personnalisée pour votre entreprise, Notion propose des formules sur devis afin de répondre spécifiquement à vos besoins.

Les différentes solutions de Notion sur cette page : https://www.notion.so/fr-fr/pricing

Que ce soit pour une utilisation personnelle ou professionnelle, Notion se positionne comme un outil extrêmement puissant et adaptable, offrant une flexibilité optimale pour répondre à vos exigences spécifiques.

Télécharger Notion gratuitement (https://www.notion.so/fr-fr/desktop)

 

Discord

Discord est une plateforme de communication en ligne très utilisée par les communautés en ligne, les groupes de travail et les gamers.

Elle offre des fonctionnalités de discussion en temps réel, de voix et de vidéo, ainsi qu'une intégration avec d'autres outils. Vous pouvez créer des serveurs pour regrouper des personnes partageant les mêmes intérêts ou travaillant sur des projets communs.

Pour nous, la réelle plus-value de cette plateforme réside dans le fait que, au sein de notre agence digitale codaza, nous pouvons créer des conversations dédiées à tel ou tel client, en incluant telle ou telle personne dans celles-ci.

Discord est flexible, convivial et propose des fonctionnalités étendues, et il est accessible gratuitement, avec des options premium disponibles. C'est un choix populaire pour la communication et la collaboration en ligne.

Télécharger Discord gratuitement (https://discord.com/download)

 

Make

Make est un outil puissant conçu pour automatiser des processus et simplifier les tâches répétitives. Que vous soyez un professionnel, un entrepreneur ou un passionné de productivité, Make vous permet de créer des flux de travail automatisés pour gagner du temps et améliorer votre efficacité.

Avec Make, vous pouvez créer des séquences d'actions automatisées qui vous permettent d'automatiser des tâches telles que l'envoi d'e-mails, la création de rapports, la gestion des fichiers, la synchronisation de données, et bien plus encore. L'interface intuitive de Make facilite la création de ces automatisations, sans nécessiter de compétences en programmation.

 

 

L'un des avantages clés de Make est sa large gamme d'intégrations avec d'autres outils et services populaires tels que Gmail, Slack, Trello, Google Drive, et bien d'autres. Cela vous permet de connecter et de synchroniser vos différentes applications pour automatiser des flux de travail complexes et rationaliser vos processus de travail.

Voici un panel d’applications possible d’être intégrées avec Make :

 

 

L'outil offre également des fonctionnalités avancées telles que des conditions et des déclencheurs personnalisables, vous permettant de définir des règles spécifiques pour l'exécution d’automatisation. Vous pouvez également en planifier à des heures précises ou en fonction d'événements spécifiques.

Que vous souhaitiez automatiser des tâches de gestion, des processus de marketing ou des flux de travail personnels, Make vous offre la flexibilité nécessaire pour créer des automatisations adaptées à vos besoins spécifiques.

L'outil Make est disponible avec différents niveaux d'abonnement, offrant des fonctionnalités et des capacités croissantes en fonction de vos besoins. Que vous soyez un utilisateur individuel ou une équipe, Make vous permet de libérer du temps et d'optimiser vos efforts en automatisant vos processus, vous permettant ainsi de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Commencez à utiliser Make via leur site web : https://www.make.com/en

 

Lastpass

LastPass est un outil de gestion de mots de passe très réputé qui peut grandement améliorer votre productivité en simplifiant la gestion de vos identifiants et en renforçant la sécurité de vos comptes en ligne. En tant qu'extension et application de gestion de mots de passe sécurisée, LastPass vous permet de stocker et d'organiser tous vos mots de passe en un seul endroit, ce qui vous évite de perdre du temps à les rechercher ou à les réinitialiser.

Grâce à LastPass, vous pouvez accéder rapidement et facilement à vos comptes en ligne sans avoir à vous souvenir de tous vos mots de passe. L'outil enregistre automatiquement vos informations de connexion lorsque vous vous connectez à un site Web, et il les remplit pour vous lorsque vous y revenez. Cela vous permet de gagner un temps précieux lors de vos connexions en ligne, vous permettant ainsi de vous concentrer sur des tâches plus importantes.

LastPass vous aide également à améliorer la sécurité de vos informations en ligne en vous permettant de générer et de stocker des mots de passe complexes et uniques pour chaque compte. En utilisant des mots de passe sécurisés, vous réduisez considérablement le risque de piratage de vos comptes, ce qui vous permet de travailler en toute tranquillité d'esprit et d'être plus productif.

En plus de la gestion des mots de passe, LastPass offre des fonctionnalités avancées qui peuvent vous faire gagner du temps dans d'autres aspects de votre travail. Par exemple, l'outil vous permet de stocker et de remplir automatiquement les informations de formulaire, comme votre nom, adresse et coordonnées de carte de crédit. Vous pouvez enregistrer ces informations dans LastPass en toute sécurité et les utiliser pour remplir rapidement les formulaires d'inscription et de paiement en ligne, vous permettant ainsi de gagner du temps lors de vos transactions.

LastPass protège vos données avec un chiffrement avancé, garantissant la confidentialité de vos mots de passe et de vos informations sensibles. De plus, il est disponible sur plusieurs appareils, vous permettant d'accéder à vos mots de passe et à vos informations partout où vous allez, ce qui facilite votre productivité même lorsque vous êtes en déplacement.

En résumé, LastPass est un outil essentiel pour améliorer votre productivité en simplifiant la gestion de vos mots de passe, en renforçant la sécurité de vos comptes en ligne et en vous faisant gagner du temps lors de vos connexions et de vos transactions en ligne.

Commencer à utiliser LastPass via leur site web : https://lastpass.com/create-account.php

 

Conclusion

La productivité est un élément essentiel pour réussir dans le monde d'aujourd'hui. En appliquant ces 10 conseils, vous pouvez augmenter votre productivité et accomplir plus en moins de temps.

En comprenant l'importance de la productivité, en travaillant plus intelligemment, en éliminant les activités qui font perdre du temps, en priorisant les tâches, en utilisant des techniques de gestion du temps efficaces, en exploitant la technologie, en créant un environnement de travail propice, en cultivant la discipline personnelle et la motivation, en surveillant et en mesurant la productivité, vous serez en mesure de maximiser votre temps et de réaliser vos objectifs avec facilité.

Alors, mettez ces stratégies en pratique et commencez à accomplir plus en moins de temps dès aujourd'hui. Votre productivité et votre succès en dépendent.